Algemene voorwaarden

Versie 5.0 – 10 oktober 2026

Inleiding

Je staat aan het begin van een bijzondere en onvergetelijke Experience. Een moment dat volledig om jou draait, waarin we samen jouw kracht en schoonheid zichtbaar maken. Wij vinden het belangrijk dat jij volop van deze ervaring kunt genieten en precies weet wat je van Art & Soul mag verwachten. Tegelijkertijd willen we ook duidelijk zijn over wat wij van jou nodig hebben. Daarom hebben we de afspraken beschreven in deze algemene voorwaarden. Zo weten we allebei waar we aan toe zijn en kunnen we ons daarna richten op wat écht telt: een ontspannen Experience en prachtige portretten waar je nog jarenlang met trots naar kijkt. Lees deze voorwaarden rustig door. Heb je ergens een vraag over? Laat het ons vooral weten.

Artikel 1. definities

Bepaalde woorden komen in deze voorwaarden vaker terug. Dit bedoelen we ermee.

Aanbod: de offerte, boekingsbevestiging, prijslijst of andere omschrijving waarin staat wat Art & Soul aanbiedt en tegen welke prijs;

Art & Soul: de eenmanszaak die bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven onder het nummer 63407574. Dit is de onderneming die de Fotoshoot, Fotoproducten en overige diensten levert en deze voorwaarden gebruikt;

Experience: de totale ervaring bij Art & Soul, waaronder de voorbereidende telefonische gesprekken, de behandeling door een visagiste, de fotoshoot, een privé première in de studiobioscoop en een bescheiden culinair hospitality-arrangement;

Fotoproducten: alle foto’s en andere visuele creaties die Art & Soul in het kader van de Overeenkomst maakt en alle fysieke en digitale producten waarop deze zijn aangebracht, verwerkt, afgedrukt of anderszins weergegeven;

Fotoshoot: de sessie met de fotograaf, inclusief de voorbereiding, begeleiding, selectie en nabewerking die daarbij horen;

Klant: de persoon of organisatie die een Aanbod van Art & Soul accepteert of een Fotoshoot, dienst of Fotoproducten bestelt of afneemt;

Overeenkomst: de afspraak tussen Art & Soul en de Klant over een Experience, Fotoshoot, Fotoproducten of andere dienst;

Session fee: de vergoeding voor de Experience of Zakelijke Fotoshoot;

Schriftelijk: communicatie per brief, e-mail, WhatsApp, sms of een ander kanaal waarmee achteraf kan worden aangetoond wat is afgesproken;

Werkdagen: maandag vanaf 09.00 uur tot vrijdag 17.00 uur en alle dagen die niet vallen in de reguliere schoolvakanties of in de periode 15 december tot en met 5 januari;

Zakelijke Fotoshoot: een Fotoshoot waarbij de focus ligt op personal branding en uitsluitend digitale Fotoproducten worden afgenomen.

Artikel 2. wanneer gelden deze voorwaarden

Geen verrassingen achteraf: deze afspraken horen bij iedere Overeenkomst met Art & Soul.

2.1. Deze voorwaarden gelden voor ieder Aanbod en iedere Overeenkomst tussen Art & Soul en de Klant. Door de Session fee te betalen, of door op een andere manier op een Aanbod van Art & Soul in te gaan, accepteer je deze voorwaarden volledig.

2.2. Het is mogelijk dat voor een specifiek geval van deze voorwaarden wordt afgeweken, maar alleen als Art & Soul die afwijkingen Schriftelijk heeft bevestigd. Mondelinge afwijkingen zijn dus niet geldig.

2.3. Eventuele algemene voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij Art & Soul die uitdrukkelijk en Schriftelijk accepteert.

2.4. Als later zou blijken dat een bepaling van deze voorwaarden niet geldig of niet afdwingbaar is, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden. Art & Soul en de Klant vervangen de ongeldige bepaling door een geldige afspraak die zo dicht mogelijk bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling in de buurt komt.

Artikel 3. van eerste klik naar definitieve booking

In dit artikel kun je teruglezen wanneer een datum of andere afspraak definitief is en wat dit voor jou betekent.

3.1. Op het moment dat de datum van jouw Experience of Zakelijke Fotoshoot is bepaald, ontvang je per e-mail een bevestiging van deze datum en een betaalverzoek voor de Session fee. Als de Session fee binnen 48 uur is betaald, dan is de datum definitief.

3.2. Voor alle overige Fotoproducten en diensten zal Art & soul steeds een Aanbod doen. In het Aanbod staat welke Fotoproducten en diensten Art & Soul levert en tegen welke prijs.

3.3. Tenzij in het Aanbod een andere termijn staat, blijft een Aanbod 30 dagen geldig.

3.4. De Overeenkomst ontstaat zodra de Klant het Aanbod accepteert. Deze acceptatie kan plaatsvinden door een Schriftelijke bevestiging, maar ook mondeling. Als een in een Aanbod genoemde prijs wordt betaald, is dat ook een acceptatie van het Aanbod.

3.5. Als Art & Soul een vergissing begaat, dan is dat geen Aanbod. Kennelijke vergissingen, typefouten en rekenfouten in een Aanbod binden Art & Soul niet.

3.6. Verandert de opdracht, dan stemmen Art & Soul en de Klant samen de planning, inhoud en prijs opnieuw af. Extra werkzaamheden kunnen als meerwerk worden berekend.

3.7. Art & Soul mag een opdracht weigeren of beëindigen als zich omstandigheden voordoen waardoor uitvoering in redelijkheid niet meer kan worden verwacht, bijvoorbeeld wanneer de veiligheid van teamleden van Art & Soul in het geding is. De Session Fee zal dan niet gerestitueerd worden.

3.8. Als Art & Soul door omstandigheden niet in staat is om op de gecommuniceerde datums uitvoering te geven aan de Overeenkomst, dan is Art & Soul niet in gebreke. De Klant en Art & Soul zullen in dat geval samen een nieuwe datum bepalen.

Artikel 4. zo creëren we samen het mooiste resultaat

In dit artikel is opgenomen hoe we samen tot het mooiste eindresultaat komen.

4.1. Art & Soul voert de Overeenkomst zorgvuldig, professioneel en naar beste inzicht uit. Daarbij werkt Art & Soul in haar herkenbare artistieke stijl, zoals zichtbaar op haar website.

4.2. De Klant geeft op tijd alle informatie en medewerking die nodig zijn voor goede uitvoering van de Overeenkomst door Art & Soul. Als de Klant met toestemming van Art & Soul andere personen meeneemt, zorgt zij er ook voor dat die personen de redelijke aanwijzingen van Art & Soul opvolgen.

4.3. Art & Soul bepaalt de selectie, uitsnede en nabewerking van de Fotoproducten. Daarbij kunnen onder meer licht, kleur, contrast en huidtinten worden aangepast.

4.4. Tenzij Schriftelijk anders afgesproken, geeft Art & Soul geen garantie op een exact aantal bruikbare Fotoproducten of een specifiek resultaat.

4.5. Kan Art & Soul door omstandigheden de Overeenkomst niet (volledig) zelf uitvoeren, dan mag zij een passende vervanger voorstellen of samen met de Klant een nieuwe datum kiezen.

Artikel 5. jouw datum in onze agenda

Een gereserveerde datum betekent dat tijd, aandacht en voorbereiding speciaal voor jou worden vrijgehouden. Als Art & Soul na de datum nog Fotoproducten aan jou levert, dan doet zij dat zo snel mogelijk, maar nooit gehaast. In dit artikel is uitgelegd wat dit betekent.

5.1. Een datum is pas definitief gereserveerd nadat Art & Soul de booking heeft bevestigd en de Session Fee binnen 48 uur is betaald. Indien de Session fee niet binnen 48 uur is betaald, dan mag Art & Soul de datum weer vrijgeven.

5.2. De tijden en planningen voor de levering van Fotoproducten door Art & Soul zijn indicatief, tenzij Schriftelijk uitdrukkelijk een harde deadline is afgesproken. Op de website van Art & Soul staat meer informatie over verwachte levertijden. Dat zijn ook indicaties.

5.3. Zakelijke Fotoshoots zijn alleen mogelijk op Werkdagen. Voor een Experience geldt op andere dagen dan Werkdagen een vaste toeslag van € 450,00 welke vóór de Experience wordt betaald, uiterlijk 48 uur na ontvangst van de factuur.

5.4. De Klant is op tijd aanwezig. Vertraging door de Klant kan ten koste gaan van de duur of inhoud van de Experience of Zakelijke Fotoshoot, zonder dat de prijs lager wordt.

Artikel 6. de prijzen

In dit artikel is meer uitgelegd over de prijzen van Art & Soul.

6.1. De prijs van jouw Experience of Zakelijke Fotoshoot wordt vooraf gecommuniceerd. Dit is een vaste prijs, zodat jij niet voor verrassingen komt te staan.

6.2. Bij de Experience is de Fotoshoot, een sessie met een visagiste, een portrait reveal en een bescheiden culinair hospitality-arrangement inbegrepen. Bij een Experience zijn geen Fotoproducten inbegrepen.

6.3. Bij een Zakelijke Fotoshoot zijn een sessie met een visagiste of gentleman’s grooming, een studiosessie van 30 minuten en drie portretten in hoge resolutie inbegrepen. Hoge resolutie betekent dat sprake is van genoeg pixels om de afbeelding bij een afdrukformaat van maximaal 15 cm aan de lange zijde met een resolutie van 300 dpi af te drukken.

6.4. Aan het afnemen van niet-inbegrepen Fotoproducten zijn aanvullende kosten verbonden. De prijzen staan in het Aanbod, de actuele prijslijst of de studio-informatie.

6.5. Indien voor de productie van Fotoproducten derden ingeschakeld worden en deze derden een prijsverandering doorvoeren, is Art & Soul bevoegd het betreffende Fotoproduct niet of tegen een meerprijs te leveren, afhankelijk van de keuze van de Klant, die daarover vooraf wordt geïnformeerd.

Artikel 7. betaling

In dit artikel is terug te lezen wat wij afspreken over facturen en het betalen daarvan.

7.1. Art & Soul stuurt de Klant een digitale factuur, tenzij anders afgesproken.

7.2. De Klant betaalt binnen 14 dagen of de termijn die op de factuur staat. Levering vindt pas plaats nadat de betreffende factuur volledig is betaald, tenzij hierover Schriftelijk een andere afspraak is gemaakt.

7.3. Bij te late betaling mag Art & Soul haar werkzaamheden en de levering opschorten.

7.4. Voor consumenten gelden de wettelijke regels over verzuim, rente en buitengerechtelijke incassokosten. Zakelijke Klanten zijn vanaf de vervaldatum wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Deze worden berekend conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

7.5. Als de Klant een klacht, bezwaar of suggestie heeft, dan heeft dat geen invloed op de betalingsverplichting van de Klant. De Klant is niet bevoegd om haar verplichtingen op te schorten en zij mag niet verrekenen.

Artikel 8. plannen veranderen: annuleren of verplaatsen

Soms loopt het leven anders. Daarom spreken we in dit artikel af wat er gebeurt als een datum door omstandigheden moet veranderen.

8.1. Een verzoek van de Klant om een Experience of Zakelijke Fotoshoot te annuleren of verplaatsen kan alleen Schriftelijk worden gedaan.

8.2. De Session fee is een vergoeding voor het vrijhouden van studiotijd, de voorbereiding en kosten van derden. Deze zal bij annulering of no-show niet worden terugbetaald.

8.3. Tot 21 dagen vóór de afgesproken datum kan de Klant eenmaal verzoeken de Experience of Zakelijke Fotoshoot te verplaatsen. Een Experience kan alleen worden verplaatst indien er door de Klant gelijktijdig een kooptegoed van € 500,00 wordt afgenomen en betaald.

8.4. Binnen 21 dagen vóór de Fotoshoot kan verplaatsen in beginsel niet en anders alleen met Schriftelijke instemming van Art & Soul.

8.5. Onder bijzondere omstandigheden mag Art & Soul de Experience of Zakelijke Fotoshoot direct beëindigen. De financiële gevolgen worden redelijk bepaald, rekening houdend met de oorzaak van de beëindiging en het werk dat al is verricht.

Artikel 9. cadeaubonnen en gift vouchers

Een Experience kan cadeau worden gedaan. Dit artikel heeft betrekking op cadeaubonnen en vouchers.

9.1. Op iedere cadeaubon staat de waarde, geldigheidsduur en de eventuele bijzondere beperkingen. Indien er geen geldigheidsdatum is vermeld, is de geldigheid één jaar na datum uitgifte.

9.2. Cadeaubonnen kunnen niet voor geld worden ingewisseld of twee keer worden gebruikt. Een resterend saldo wordt niet contant uitbetaald.

9.3. Per Experience kan maximaal één cadeaubon worden gebruikt, tenzij Art & Soul Schriftelijk heeft bevestigd dat dit bij wijze van uitzondering is toegestaan.

9.4. Cadeaubonnen zijn niet te combineren met andere acties of aanbiedingen en zijn niet inwisselbaar voor een Zakelijke Fotoshoot.

9.5. Een promotionele cadeaubon is geldig tot de datum die erop staat.

Artikel 10. de reveal, levering en bewaring

Na een Experience kun jij kiezen welke Fotoproducten je wilt afnemen. Na een Zakelijke Fotoshoot kies je kosteloos drie portretten en bepaal je of je daarnaast nog aanvullende Fotoproducten wilt afnemen.

10.1. De prijzen van Fotoproducten worden door Art & Soul getoond en zullen op verzoek van de Klant opnieuw worden getoond. Door bepaalde Fotoproducten te kiezen, accepteer je de prijzen voor deze Fotoproducten.

10.2. De levertijden zijn indicaties en gaan in vanaf het moment van volledige betaling, tenzij Schriftelijk een uiterste leverdatum is afgesproken.

10.3. Fotoproducten worden doorgaans binnen 8 weken na volledige betaling geleverd. De levertijd kan langer zijn door materiaalkeuze of omstandigheden bij een leverancier. Art & Soul doet er alles aan om de gekozen Fotoproducten zo spoedig mogelijk te leveren, maar op haar rust geen verplichting om dat binnen een bepaalde periode te doen.

10.4. Digitale bestanden worden geleverd in een bestand met lage resolutie, namelijk maximaal 200 dpi (bij een afdrukformaat van maximaal 20 cm aan de lange zijde). Bestanden voor social media of schermgebruik zijn niet bedoeld (en ook niet geschikt) om af te drukken.

10.5. RAW-bestanden, onbewerkte selecties en bronbestanden worden niet geleverd.

10.6. Moeten bestanden na de oorspronkelijke levering opnieuw worden klaargezet of verzonden, dan mag Art & Soul daarvoor redelijke administratie- of herstelkosten rekenen. De Klant wordt vooraf over deze kosten geïnformeerd.

10.7. Art & Soul is bevoegd Fotoproducten (digitaal) te verwijderen indien de betreffende Fotoproducten niet binnen 3 maanden door de Klant worden afgenomen.

Artikel 11. geen herroepingsrecht

In dit artikel leggen wij uit waarom het herroepingsrecht niet geldt voor de meeste Overeenkomsten met Art & Soul.

11.1. Een Experience of Zakelijke Fotoshoot die op afstand door een consument is besteld kan binnen 14 dagen kosteloos worden geannuleerd. Voor zakelijke Klanten is het niet mogelijk om kosteloos te annuleren.

11.2. De Session fee is een vergoeding voor de door Art & Soul te maken kosten. Deze kosten kunnen door Art & Soul niet voorkomen worden en daarom kan de Session fee na verloop van 14 dagen aan particuliere Klanten niet worden terugbetaald. Aan zakelijke Klanten wordt een Session fee nooit terugbetaald.

11.3. De prijzen voor Fotoproducten zien op een reeds verleende dienst en voor alle Fotoproducten geldt dat dit maatwerkproducten zijn. Art & Soul en de Klant spreken af dat het herroepingsrecht om deze reden is uitgesloten.

Artikel 12. overmacht

We doen alles wat redelijk is om jouw Experience door te laten gaan. Soms gebeurt er toch iets dat niemand kon voorzien.

12.1. Bij overmacht hoeft Art & Soul haar verplichtingen tijdelijk niet na te komen. Hieronder vallen omstandigheden buiten haar redelijke invloed, zoals plotselinge ziekte, een ongeval, brand, uitval van een leverancier of extreem weer.

12.2. Art & Soul informeert de Klant zo snel mogelijk en stelt waar redelijk een nieuwe datum of andere oplossing voor.

12.3. Duurt de overmacht zo lang dat uitvoering niet meer redelijk is, dan mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde deel van de Overeenkomst beëindigen. Reeds geleverde prestaties en gemaakte redelijke kosten blijven verschuldigd.

Artikel 13. op tijd controleren

We willen dat je met een goed gevoel terugkijkt. Vertel het daarom snel als iets niet klopt.

13.1. De Klant controleert geleverde Fotoproducten en bestanden zo snel mogelijk.

13.2. Klachten over fysieke Fotoproducten meldt de Klant binnen 5 dagen na ontvangst. Klachten over de uitvoering, digitale levering of een factuur meldt de Klant binnen 14 dagen na ontvangst. Daarna vervalt het recht om te klagen.

13.3. De Klant geeft Art & Soul een redelijke kans om de klacht te onderzoeken en, waar passend, op te lossen.

13.4. Een verschil in smaak, artistieke stijl of keuzes die passen binnen het getoonde portfolio is geen gebrek, tenzij Art & Soul Schriftelijk een concreet ander resultaat heeft beloofd.

Artikel 14. auteursrecht

De portretten zijn van jou om van te genieten. Het creatieve auteursrecht blijft bij Art & Soul. In dit artikel is uitgelegd wat dit betekent.

14.1. Het auteursrecht en andere intellectuele-eigendomsrechten op de Fotoproducten en andere door Art & Soul gemaakte materialen blijven bij Art & Soul, tenzij Schriftelijk anders afgesproken.

14.2. Na volledige betaling krijgt de Klant een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor het doel dat bij de Overeenkomst is afgesproken.

14.3. Bij particuliere Klanten mag de Klant de geleverde Fotoproducten privé gebruiken en, wanneer daarvoor geschikte bestanden zijn geleverd, delen via persoonlijke socialmediakanalen. Commercieel gebruik, verkoop, sublicenties en gebruik door derden zijn niet toegestaan zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Art & Soul.

14.4. De Klant mag Fotoproducten niet bewerken, filters toevoegen, uitsneden maken of auteursvermeldingen verwijderen zonder toestemming van Art & Soul. Technische verkleining van het aantal bytes voor social media is wel toegestaan.

14.5. Voor wedstrijden, publicaties, advertenties, zakelijke profielen, persgebruik of gebruik door leveranciers is voorafgaande Schriftelijke toestemming van Art & Soul nodig.

14.6. Bij ongeoorloofd gebruik mag Art & Soul eisen dat het gebruik stopt en vergoeding van de werkelijk geleden schade vragen.

Artikel 15. jouw portret, jouw keuze

We zijn trots op ons werk, maar jouw privacy en gevoel van veiligheid staan altijd voorop. In dit artikel staat wat dit voor jou betekent.

15.1. Art & Soul gebruikt herkenbare portretten voor portfolio, website, social media, advertenties of andere promotie alleen als jij daarmee hebt ingestemd.

15.2. Is toestemming nodig, dan vraagt Art & Soul die afzonderlijk en duidelijk. Toestemming kan voor toekomstig gebruik Schriftelijk worden ingetrokken. Materiaal dat al rechtmatig is gepubliceerd, hoeft niet te worden verwijderd.

15.3. De Klant laat vóór de Fotoshoot weten welke aanwezigen niet herkenbaar in promotionele uitingen mogen verschijnen.

15.4. De Klant staat ervoor in dat hij of zij bevoegd is afspraken te maken voor minderjarigen of andere aanwezigen die niet zelf kunnen instemmen.

15.5. Art & Soul verwerkt persoonsgegevens volgens de toepasselijke privacywetgeving.

Artikel 16. aansprakelijkheid

We werken met aandacht en zorg. Tegelijk is het goed om eerlijk vast te leggen waar onze verantwoordelijkheid begint en eindigt.

16.1. Art & Soul is aansprakelijk voor directe schade door een toerekenbare tekortkoming, voor zover de wet deze aansprakelijkheid niet uitsluit of beperkt.

16.2. Art & Soul is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste inkomsten of verlies van gegevens.

16.3. Art & Soul is niet aansprakelijk voor het gebruik van materialen van de Klant.

16.4. De aansprakelijkheid van Art & Soul is beperkt tot het bedrag dat voor het betreffende deel van de Overeenkomst is betaald of tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Art & Soul uitkeert.

16.5. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Art & Soul en beperken geen dwingende rechten van consumenten.

Artikel 17. enkele overige bepalingen tot slot

Met duidelijke afspraken ontstaat alle ruimte voor vertrouwen, ontspanning en een Experience die je niet snel vergeet.

17.1. Art & Soul mag deze voorwaarden wijzigen. Voor een bestaande Overeenkomst geldt een inhoudelijke wijziging alleen wanneer de Klant daarmee instemt, of wanneer de wijziging redelijkerwijs nodig is en de Klant voldoende gelegenheid krijgt de Overeenkomst te beëindigen.

17.2. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij een verschil van mening proberen Art & Soul en de Klant eerst samen tot een oplossing te komen. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.